작업 우선 순위를 정하는 방법

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따라서 매일해야 할 일이 모두 있고 할 일 목록이 가득 찼습니다. 첫 번째, 두 번째 및 세 번째로 무엇을해야하는지 어떻게 알 수 있습니까?

거의 모든 사람들이 할 일이 너무 많아서 할 시간이 거의없는 것처럼 느낍니다. 압도적 인 느낌은 종종 압박을받는듯한 모든 일을 우선시 할 수 없다는 점에서 비롯됩니다. 할 일 목록이 1 분 정도 길어지고 있고 시작 위치를 모르는 경우 작업을 식별, 평가 및 우선 순위를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.

1.리스트 만들기

중요한 순서대로 의무를 정렬하기 전에 시간을내어 필요로하거나 달성하고자하는 모든 것의 포괄적 인 목록을 작성하십시오. 다양한 유형의 작업을 위해 목록을 섹션으로 나누십시오. 이러한 범주에는 다음이 포함될 수 있습니다.

일일 또는 주간 작업

이들은 개인적인 (식사 계획 및 식료품 쇼핑) 또는 업무 관련 (주간 팀 회의)이 될 수있는 일상적인“할 일”입니다. 이미 일상적인 업무를 수행하고 있다면 이러한 작업에 익숙 할 것입니다. 그렇지 않은 경우 지금 만들 수 있습니다. 포함하는 내용은 다를 수 있습니다. 일부 사람들은 이메일을 확인하거나 식료품을 사라고 상기시킬 필요가 없지만, 다른 사람들은 특정 시간 또는 특정 날짜에 특정 조치를 수행하라는 구조화 된 알림을 높이 평가할 것입니다.

마감일이있는 작업

이것은 분명히 특정 날짜까지 이루어져야하며 미리 준비해야합니다. 예를 들어 3 주 안에 예정된 학교 신문 또는 6 개월 동안 계획중인 파티가 있습니다. 이러한 종류의 작업 (종종 프로젝트라고도 함)은 나중에 더 작은 구성 요소로 나눌 수 있습니다. 예를 들어, “용지 쓰기”는 관련 서적 읽기, 메모 구성, 개요 작성, 첫 번째 초안 작성 등으로 나 might 수 있습니다. 의 위에.

반복 작업

이들은 매일 또는 매주 빈도로 발생하지 않지만 일회성 프로젝트도 아닙니다. 되풀이 작업에는 치과 의사 약속 또는 분기 별 세금 납부가 포함될 수 있습니다.

자발적이고 필요한 작업

이것들은 당신이해야 할 일이나 프로젝트이지만 아무도 당신을 만들지 않을 것입니다. 시간 제한이 거의없는 경우는 거의 없습니다. 중소 기업 웹 사이트를 개선하거나 새로운 주치의를 찾는 것에 대해 생각해보십시오.

자발적이고 불필요한 작업

그럼에도 불구하고, 더 분명하게 필요한 다른 작업이 사람들을 몰아내는 것처럼 더 즐거운 활동입니다. 즐거움을 위해 읽거나 취미 활동을한다고 생각하십시오.

언젠가 할 일

이러한 작업은 할 일 목록의 맨 아래 또는 마음의 등 뒤에 매달려 있지만 일반적으로 조만간 수행 할 필요는 없습니다. 예: 라디에이터 페인트.

2. 목록 정리

모든 것을 나열한 후에는 먼저해야 할 일을 파악하고 일정을 구성 할 수 있습니다. (종이, 플래너, 앱, 온라인 캘린더 등에서 실제로 이러한 작업을 수행하는 방법은 자신에게 적합한 방법을 선택하고 사용할 방법보다 중요하지 않습니다.) 다음은 몇 가지 기준입니다. 에 대해 생각하는 것:

긴급 또는 중요

모든 작업은 4 가지 범주 중 하나로 분류 할 수 있습니다. 가능한 빨리 시급하고 중요한 작업을 먼저 수행해야합니다. 가능한 경우 긴급하지만 중요하지 않은 작업을 위임 할 수 있지만 그렇지 않은 경우 일정에 팝업이 표시 될 때이를 수용 할 수있는 충분한 유연성과 추가 시간이 포함되어야합니다. 중요하지만 긴급하지 않은 작업은 사전에 잘 계획하여 긴급하지 않도록해야합니다. 중요하거나 긴급하지 않은 작업은 잠재적으로 제거 할 수 있지만, 작업을 즐기면 더 많은 의무로 인해 혼잡하지 않도록 일정에 맞게 작업해야합니다.

가치 평가

여러 가지 방법으로 작업의 가치를 판단 할 수 있습니다. 하나는 다른 사람들이 영향을 받았는지 여부와 그 사람들이 당신에게 얼마나 중요한지입니다 (상사와 당신의 의견에 동의하는 아이들의 복지, 당신이 동의 한 낯선 사람의 의견보다 더 중요합니다) 또한 장기적으로 보상을 받거나 단순히 보람을 느끼는 과제에 높은 가치를 부여 할 수도 있습니다.

우선 순위 지정 작업에 대해 읽을 때 발생할 수있는 참조 중 하나는 80-20 규칙 또는 파레토 원칙으로, 효과의 80 %는 원인의 20 %에서 비롯된 것입니다. 이것은 당신에게 사실 일 수도 있고 그렇지 않을 수도 있지만, 실제로 시간을 보내고 무엇을 노력하고 있는지를 확인하는 것이 좋습니다.

타이밍과 유연성

작동 스케줄은 변경을 허용하고 시간 제한을 인식합니다. 하루의 우선 순위를 정하고 계획 할 때 현실적으로하십시오. 의심스러운 경우 주어진 작업에 걸리는 시간을 과대 평가하십시오.

두 가지 작업이 동시에 완료되는 경우 시작할 작업을 선택하는 방법은 작업 방식에 따라 다릅니다. 어떤 사람들은 더 복잡한 일에 집중하기 위해 더 간단한 일을하는 것을 선호합니다. 다른 사람들은 어려운 일을 먼저 시작하면 안심할 수 있고, 계속하기 전에 그 일의 일부 또는 전부를 수행하게됩니다. 물론 다음 작업으로 넘어 가기 전에 처음부터 끝까지 한 작업이나 프로젝트를 수행 할 필요가 없습니다. 물론 그렇게하면 생산성이 향상되지 않습니다.

매일해야 할 일을 최대 3 개로 제한하십시오. 하루에는 더 일상적이거나 덜 중요하거나 긴급하지 않은 더 작은 작업도 포함될 수 있지만 주요 작업을로드하면 스트레스와 실망을 초래할 수 있습니다.

우선 순위가 변경 될 수 있음을 기억하십시오. 만약 상사가 지금 무언가를해야한다면, 이전의 우선 순위는 아마도 두 번째로 떨어질 것입니다. 유연성을 위해 일정에 더 많은 시간을 투자해야하는 더 많은 이유입니다.

3. 배치 작업

배치 작업은 잔소리를하고 항상 수행하는 작업을 수행 할 수있는 가장 효과적이고 효율적인 방법 중 하나입니다. 배치는 단순히 다른 유형으로 전환하기 전에 동일한 유형의 작업을 반복해서 수행한다는 것을 의미합니다. 첫 번째 단계는 반복적으로 수행하는 작업을 식별 한 다음 수행 할 간단한 워크 플로를 설정하는 것입니다. 그런 다음 해당 워크 플로우를 사용하여 동시에 해당 작업을 처리합니다.

배치는 효율성과 생산성을 향상시키기 위해 "배치"에서 유사한 리소스를 필요로하는 유사한 작업을 완료해야합니다.