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종이 더미는 고통스럽고, 홈 파일링 시스템을 관리하는 것은 쉽지 않습니다. 그러나 언제 필요한지 알 수 없기 때문에 일부 문서에 매달리지 않아도됩니다.
세금, 영수증, 은행 명세서 및 기타 중요한 서류를 얼마나 오래 보관해야합니까? 각 문서 유형이 다르므로 파쇄기를 시작하기 전에 문서 작업이 끝났다고 생각하더라도 모든 서류 작업을 충분히 오래 유지해야합니다.
실행 가능한 홈 파일링 시스템 유지 관리
실용 가능한 홈 파일링 시스템을 만드는 한 가지 열쇠는받는 용지의 양을 줄이는 것입니다. 파쇄 또는 보관해야하는 용지의 양을 실제로 줄일 수 있습니다. 즉, 정크 메일을 제거하고, 전자 청구서에 가입하고, 전단지, 사용하지 않을 쿠폰, 절대 읽지 않을 카탈로그 또는 알고있을 때 끊어야 할 느낌이 드는 다른 임시 수락 정말하지 않습니다.
두 번째 단계는 올바른 메일 관리 시스템을 갖추는 것입니다. 우편물이 들어올 때보다 효율적으로 처리할수록 서류 정리, 파쇄 및 재활용에 대한 대규모 세션을 덜 자주해야합니다.
전자 시스템 설정
전자 파일 시스템을 설정하여 용지 정리를 제거하면 공간이 절약되고 용지 정리가 줄어 듭니다. 오늘날 전자 파일 시스템은 그 어느 때보 다 쉬워 지므로 많은 의미가 있습니다.
시작하려면 스캐너와 파일을 저장할 장소가 필요합니다. 컴퓨터의 폴더 시스템, 클라우드의 백업 및 외부 하드 드라이브. 가정과 외부에서 백업을 많이할수록 중요한 것을 잃을 염려없이 서류 더미를 버릴 수 있습니다.
다양한 유형의 문서 (예: 세대, 세금, 자동차, 출생 증명서 등)에 대한 일반 폴더 설정 전자 파일 시스템을 검색 할 수 있으므로 문서를 저장하는 데 너무 정밀하지 않아도됩니다.
그런 다음 각 문서를 스캔하여 내용에 따라 폴더에 저장하십시오. 컴퓨터의 검색 기능을 통해 빠르게 찾을 수 있도록 각 파일에 고유 한 파일 이름을 지정해야합니다. 또한 파일 이름 끝에 날짜를 추가하면 동일한 유형의 문서를 다른 기간과 구별 할 수 있습니다. 예를 들어, 공과금 청구서 utilitystatement.pdf를 호출하는 대신 이름을 utilitystatement-Feb2019.pdf로 지정하십시오.
다양한 문서를 빠르게 기록하고 저장하는 데 도움이되는 다양한 앱이 있습니다. 많은 사람들이 스마트 폰이나 태블릿을 통해 관리 할 수 있으므로 집 컴퓨터 근처에있을 때 서류 (특히 영수증)를 제거 할 수 있습니다.
사본 보관
가장 중요한 문서의 경우 전문가는 여러 사본을 보관하는 것이 좋습니다. 이는 하나의 사본을 클라우드 저장소에 보관하고 다른 사본을 하드 드라이브에 보관하는 것을 의미 할 수 있습니다. 또한 전자 서류에 사본 한 부와 내화 금고에 사본 한 부를 보관해야 할 수도 있습니다.
영원히 보관할 문서
많은 문서가 영원히 저장되어야합니다. 이것들은 다양한 이유로 미래에 언제라도 필요할 수있는 가장 중요합니다. 안전한 장소에 보관하고 사본이 안전한지 확인하면 필요할 때 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
- 학업 기록: 직업 신청시 향후에 사용될 수있는 졸업장, 성적 증명서 및 포트폴리오 작업 입양 서류 세례 증명서 출생 증명서 사망 증명서: 세금 목적으로 필요할 수 있음 운전 면허증 고용 기록: 모든 조항, 계약, 징계 파일 및 성과 검토. 의료 기록 군사 기록 체육관 퇴직 및 연금 기록 사회 보장 카드
특정 기간 동안 보관할 문서
평생 동안의 은행 명세서와 청구서가 책상 위에 쌓여 있다고 상상해보십시오. 불과 10 년이 지나면 그 스택은 엄청나게 커질 것입니다. 일정 기간 동안 보관해야하지만 영구 보관할 필요는없는 여러 유형의 문서 (대부분 재정적 인 문서)가 있습니다. 매월 또는 매주 한 달 동안 참조해야 할 수도 있습니다. 그런 다음 그것들은 혼란을 일으키는 주위에 또 다른 종이 조각이됩니다.
까다로운 부분은 이러한 유형의 레코드를 언제 제거 할 수 있는지 아는 것입니다. 모든 것에 대한 좋은 대답은 없지만 그것이 무엇인지에 따라 권장되는 지침은 다음과 같습니다.
- 은행 명세서: 1 개월 청구: 세금 또는 보증 관련 1 년; 신용 카드 청구서: 지불 즉시 즉시 파쇄합니다. 주택 개선 영수증: 주택이 판매 될 때까지 보관하십시오. 투자 기록: 계정을 폐쇄하거나 보안을 판매 한 후 7 년 임대: 이사 할 때까지 집주인으로부터 보증금을 수령 할 때까지 보관하십시오. 지급 수표 및 급여 명세서: 1 년 또는 해당 세금 연도에 대한 W-2 명세서를받을 때까지. 가전 제품 및 전자 제품과 같은 주요 구매에 대한 보증 수명. 식료품 및 의류와 같은 물건의 경우, 상품을 반품 할 필요가 없다는 것을 알 때까지 영수증을 보관하십시오 세금 서류: 서류 제출 및 W-2 및 영수증과 같은 모든 첨부 서류를 포함하여 7 년. 차량 기록: 보트, 자동차 또는 오토바이가 판매 될 때까지 보관하십시오.
문서를 제거하는 방법
문서를 파쇄하는 것이 신분 도용으로부터 자신을 보호하는 주요 방법입니다. 일반적으로 파쇄해야 할 문서가 있습니다. 여기에는 계좌 번호, 생년월일, 성명, 비밀번호 및 PIN, 서명 및 주민등록번호가 포함 된 모든 항목이 포함됩니다.
문서가 여전히 "활성"상태 인 경우 참조를 위해 문서를 보관해야합니다. 주제별로 가정 제출 시스템에 배치하십시오. 더 이상 사용하지 않으면 파쇄합니다.
파쇄 할 문서
이 문서를 다 사용하여 더 이상 필요하지 않으면 자유롭게 파쇄하십시오.
- ATM 영수증 은행 명세서 출생 증명서 사본 신용 카드 청구 신용 카드 청구 신용 보고서 운전 면허증 (만료) 식별 정보가있는 고용 문서 만료 된 여권 및 비자 투자 계좌 번호 법적 문서 투자, 주식 및 재산 거래 서명이있는 품목 (임대, 계약서, 서신 등) 수하물 태그 치과 기록 소셜 시큐리티 번호가있는 용지 비밀번호 또는 PIN 번호 지불 명세서 사전 승인 된 신용 카드 응용 프로그램 계좌 번호, 신용 카드 번호 또는 기타 식별 정보가 포함 된 영수증 세금 양식 식별 정보가 포함 된 사본 여행 일정 사용 된 항공권 티켓 유틸리티 요금 (전화, 가스, 전기, 수도, 케이블 TV, 인터넷 등)
서류 작업과 같은 다른 모든 것만 재활용하면됩니다. 이러한 서류를 잘 보관할 수 있도록 유연한 서류 정리 시스템을 설치하십시오. 저장된 문서를 정기적으로 읽는 습관을들이는 것도 좋습니다. 청구서를 지불하거나 세금을 신고하거나 유사한 되풀이 작업을 처리 할 때이를 수행하여 잊지 말고 서류 작업을 수행하십시오.
